Como realizar reuniões mais produtivas

Fazer reuniões em empresas é uma das práticas mais comuns, mas nem sempre funcionam, ou agradam, a quem participa, porque uma grande maioria esquece de um simples detalhe: organização. Isso acaba tornando a reunião extensa, sem direcionamento e às vezes até sem solução para o problema que ela deveria resolver.

E isso não acontece só no Brasil, segundo o Business Insider, site de negócios americano, os executivos americanos fazem cerca de 11 milhões de reuniões todos os dias, mas os encontros são ineficazes e ainda custam para as empresas em torno de 37 bilhões de dólares por ano.

Então, vamos acompanhar algumas dicas para ter uma reunião mais produtiva?

Dicas para criar reuniões produtivas

O primeiro passo é ter um mini planejamento, roteiro ou checklist da reunião . Com ele organizado podemos definir:

• O assunto a ser tratado: teremos um assunto principal, um secundário? Listar
• Qual o horário e local da reunião? De preferência sem interrupção de pessoas ou telefones,
• Quem serão os participantes? Sugerimos os principais responsáveis pelo departamento envolvido e os departamentos ligados a ele,
• Quem será o mediador?
• Como será a convocação e comunicação para os participantes?
• No dia da reunião: começar no horário, reforçar sobre a pauta/tema da reunião, pedir que os celulares fiquem no silencioso ou desligado,
• Distribuir a pauta para que todos acompanhem
• Ser prático e direto nos assuntos a serem abordados,
• Abrir para discussão depois de levantado os assuntos, ou dados, sobre o tema principal da reunião,
• Definir um cronograma de execução ou solução para o problema/ação a ser realizado,
• Próximos passos,
• Terminar no horário

Uma empresa tem sempre o estilo do seu líder. Segundo a revista Exame, esses são algumas características de líderes famosos em reunião:

• Steve Jobs, prático, fazia reuniões com pequenos grupos e somente com a participação de quem estivesse ligado diretamente ao projeto,
• Sheryl Sandberg, CEO do Facebook faz uma lista dos itens, cada um em uma página e quando são resolvidos ela rasga a página, provando que em 10 minutos pode se resolver um problema,
• Larry Page, fundador do Google, gosta de reuniões eficazes e diz que “Nenhuma decisão deve necessariamente esperar por uma reunião”,

E na sua empresa, existe o hábito de reunião? Como vocês se programam para ela? Deixe um comentário.